التحرير الإداري

1ـ تعريف الرسالة الإدارية: هي الرسالة التي يوجهها رئيس مصلحة عامة إلى رئيس مصلحة عامة أخرى، و هي لا تشمل على صيغة المخاطبة و لا صيغة المجاملة.

2ـ الأسلوب الإداري: و أسلوب التخاطب بين إدارة و أخرى، ولكن تخضع لمبادئ و خصائص هي كالتالي:

احترام النظام التسلسلي: و هو احترام موظف أدنى رتبة لموظف أعلى رتبة منه من حلال النظام التسلسلي التصاعدي، مثال:ان الرئيس يستعمل العبارات:
يخبرـ يلاحظ ـ يدعوـ يأمر. . . الخ.

المسؤولية: هي من بين أسس الإدارة فالإجراءات الإدارية يتم توقيعها من طرف سلطات تملك إختصاص صريح يدعى المسؤولية، مثال: نحن المدير العام للأمن الوطني نشهد بأن ـ ـ ـ ـ.

الموضعية: هي إحدى مبادىء الأسلوب الإداري حيث يجب على الإدارة أن تكون موضوعية تستعمل الأسلوب المبني للمجهول و لذا فلا يجوز إستعمال الصيغ التالية: يسرني ـ ـ ـ يطيب لي أن ـ ـ ـ يحزنني أن ـ ـ ـ إلخ. بل يستعل الصيغ التالية:
يشرفني ـ ـ ـ لي الشرف ـ ـ ـ حسب مواتي بالمعلومات ـ ـ ـ إلخ .

المجاملة: تتمثل في إحترام النظام التسلسلي و التجرد من الدوافع العاطفية و أحيانا تفرض عليها الضابط الإدارية رفض بعض الطلبات المرفوعة إليها و تستعمل عبارات المجاملة، مثال: ليس في إمكاني حاليا ـ ـ ـ نتأسف لعدم تلبية طلبكم.

الحذر: إن عبارات الأسلوب الإداري يجب أن يكون مضبوطة و محكمة، مثال: رسالتكم رقم ـ ـ ـ بتاريخ ( اليوم و الشهر و السنة ).

الإيجاز: يجب أن يكون الأسلوب الإداري متضمنا لجميع العناصر الأزمة لفهم الموضوع المطروح.

3ـ مميزات التحرير الإداري:إن الإدارة في تحريرها للرسالة الإدارية تستعين ببعض الصيغ و العبارات و التي تكون كما يلي:




صيغ التقديم و التوطئة:

أـ التذكير بالمرجع: تستعمل العبارات التالية:مثال:
إجابة رسالتكم ـ رسالتنا المؤرخة في ـ طبقا لرسائلكم ـ بناء على رسالتكم ...إلخ.

ب- بدون ذكر المرجع:تستعمل العبارات التالية: يشرفني.....أن أعرض عليكم،يشرفني....أن أحيطكم علما.كل الصيغ المذكورة قبل قليل تستعمل في المقدمة.
صيغ التقديم أو النقاش:ـ أذكر( ألاحظ ، أوضح ،ضيف ، ألح ، أؤكد ، أذكر) وهناك صيغ أخرى تفيد المجاملة أو السلطة.

المجاملة:مثال: ـ أسمح لنفسي أن...ـ لا يسعني إلا ...ـ أعتقد أنه من واجبي....
السلطة: مثال: علي أن...ـ عليكم ...ـ أنا مضطر أو سأكون مدعوا الى أن......

صيغ لدحض بعض الحجج:مثال:ـ لايخفى علي...ـ ماكان ليخفى علي....

صيغ الخلاصة أو الخاتمة:مثال:ـ وعليه...ـ أرجوكم....ـ سأكون معترفا بجميلكم..
ـ تفضلوا بإتخاذ جميع الإجراءات.....

كيفية التحضير للكتابة يجب معرفة ما يلي:
عناصر الرسالة الإدارية:

*الدمغة:و تتمثل في ( الجمهورية الجزائرية الديموقراطية الشعبية).

*الطابع:و جميع البيانات الواردة في أعلى يمين الورقة، حيث يتضمن جميع المعلومات التي تعرف بالمصالح المصدرة للوثيقة، مثال:

ـ وزارة الداخلية.
ـ المديرية العامة للأمن الوطني.
ـ مديرية التعليم و المدارس.
ـ المدرسة العليا للشرطة.









* صيغة الراسل أو المخاطب:إن صيغة المجاملة في الرسالة الإدارية تتمثل في صيغة يشرفني أن..... و صيغة الرسالة الإدارية تضع في أعلى يمين الورقة بقليل صفة المخاطب الذي يربطه بين المرسل إليه حرف جر ( الى ). مثال:

المدير العام للأمن الوطني
الـــى
السيـد: وزير الداخليــة

*صيغة التعريف:و هي البيانات التي توضع بين الطابع و تصميم الرسالة و تشمل على موضوع الرسالة و المراجع و كذا المستندات الملحقة. مثال:

الطابــع
المرسل و المرسل إليه

الموضـوع: مسابقة للارتقاء إلى الرتبة.....
المرجــع: منشوركم رقم.....بتاريخ....
المرفـقات:عشر طلبات تسجيل....

تصميم الرسالة:إن تصميم الرسالة يجب أن يضم جزء أو جزئين ثم الخاتمة،بشرط أن
تدرس موضوعا واحدا.

التوقيع: و هو إلتزام الموظف صاحب الرسالة و يحتوي على صفة الموقع و إسمه ولقبه

المدير العام
الاسم و اللقب



=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=+=